各二级单位（部门）、校庆工作专班：
八十年薪火相传，新时代砥砺前行。2026年迎来建校80周年，这是学校发展史上的重要里程碑。为全面系统留存我校庆祝建校80周年系列活动的珍贵史料，完整记录学校办学成就、发展历程与文化积淀，进一步丰富校史的馆藏资源、夯实校园文化建设成果，依据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施条例》《高校档案管理办法》及学校档案工作管理制度，现就做好庆祝建校80周年系列活动各类档案资料的集中收集、规范整理、统一归档工作有关事项通知如下：
一、归档范围
本次归档覆盖庆祝建校80周年全部系列活动，所有纸质、电子、音视频、实物类资料全部纳入归档范围，具体分类如下：
（一）组织统筹类资料
校庆工作领导小组、专项工作组、校庆活动总体方案、会议纪要、请示批复、工作简报、阶段性总结、协调记录、人员分工、值班安排、应急预案、督办材料等全过程文书资料。
（二）文稿编撰类资料
校庆总体方案、系列活动方案、各类致辞、讲话稿、主持词、宣传片脚本、校史素材、校庆画册、纪念册、专题文稿、征文作品、师生寄语、校友寄语、大事记初稿及定稿材料。
（三）活动开展类资料
校庆学术论坛、专家讲座、校友返校、座谈交流、成果展览、文体展演、主题宣讲、志愿服务、主题党日团日、校庆专题文化活动等所有系列活动的方案、流程、签到表、议程、主持词、活动总结、情况汇报、亮点材料。
（四）宣传媒体类资料
校庆专题网页、公众号推文、短视频、新闻报道、校内外媒体刊发稿件、采访素材、宣传海报、展板文稿、横幅内容、宣传片成片及工程素材、图文图集、专题推送汇总台账。
（五）影像音视频类资料
各类校庆活动高清原图照片、短视频、现场录像、直播回放、音频录音，要求包含活动全景、领导嘉宾、师生参与、校友互动、现场细节、成果展示等完整场景素材，原图无压缩、无水印、无裁剪。
（六）捐赠与实物类资料
校友及社会各界捐赠史料、实物、书籍、纪念摆件、书画作品、荣誉牌匾、题词题字、老照片、老证件、旧档案复刻资料及所有校庆纪念实物清单、登记台账、接收凭证。
（七）经费与保障类资料
校庆活动预算、物资采购、设备保障、场地布置、后勤服务、安全保障、接待服务、志愿服务等配套管理资料。
（八）总结成果类资料
各二级单位（部门）校庆工作总结、特色亮点报告、成果汇编、经验材料以及80周年校庆整体工作总结、成果综述材料。
二、整理规范与归档标准
（一）文书档案：严格按照学校文书档案整理标准，统一分类、排序、编页、装订、编号、写卷内目录，字迹工整、页面整洁、材料齐全、首尾完整，杜绝缺页、缺项、缺佐证材料。
（二）电子档案：所有文稿、图片、视频、台账全部留存原版高清文件，文件夹统一命名规范：【部门名称+80周年校庆+资料类别】，图片统一命名：日期+活动名称+场景说明，做到图文对应、清晰可辨。
（三）声像档案：即音视频资料，视频保留原片高清成片，时长完整、画面稳定、声音清晰，分类归档、标注清晰。
（四）实物档案：所有校庆实物统一登记造册，附来源说明、捐赠人信息、使用场景、保存说明，统一移交档案馆登记入库。
（五）保密要求：校庆涉密文稿、嘉宾信息、内部方案、未公开素材须严格落实保密规定，严禁私自转发、外传、外泄，严格执行档案保密管理制度。
三、归档工作要求
（一）高度重视，压实责任。校庆档案是学校80周年办学里程碑的重要永久史料，各二级单位（部门）须指定专人负责校庆资料全程收集、整理汇总、归档，确保工作落实到位。
（二）全面排查，查漏补缺。对照归档范围逐项自查，杜绝漏归、少归、错报，确保每一项活动、每一项工作有据可查、有档可存。
（三）规范标准，保证质量。严格按照档案整理规范操作，杜绝随意装订、随意命名、素材残缺、台账缺失等问题，确保校庆档案标准化、规范化、系统化留存。
（四）按时报送，闭环管理。严格遵守报送时限，逾期未完成归档的单位将予以通报督办，确保我校80周年校庆档案完整、系统、规范入库留存。
各二级单位（部门）须坚持应归尽归、真实完整、规范整理、安全保密原则，全面梳理本单位参与、承办、协办的所有校庆系列工作及活动资料，做到全程留痕、全程归档、无遗漏、无缺失，确保校庆系列活动专题档案体系完整、内容详实、保管规范、可查可溯。
四、时间安排及报送要求
（一）收集整理阶段：（2026年10月15日——10月31日）自本通知下发之日起，各单位全面梳理、查漏补缺、系统整理本单位所有校庆资料。
（二）集中归档阶段：（2026年11月1日——11月25日）校庆系列活动全部结束后10个工作日内完成全部资料整理、汇总、打包、移交。
（三）报送要求：纸质资料现场移交档案馆，电子资料通过U盘报送，实物资料现场清点登记入库，同步提交《长治医学院庆祝建校80周年系列活动专题档案移交目录》（附件），签字确认、闭环归档。
附件：《长治医学院庆祝建校80周年系列活动专题档案移交目录》
联系人：武老师 联系电话：0355-3151420
特此通知
长治医学院档案馆
2026年10月15日
