长治医学院档案馆的前身是1985年党委办公室牵头建立的综合档案室;1991年将综合档案室正式确定为科级机构并隶属于学校党政办公室;2012年经山西省编委和省教育厅批准改建为档案馆,为处级建制。
档案馆既是学校档案的管理部门,又是永久保存和提供利用本校档案的服务机构,下设综合办公室、收集编研部、利用服务部、信息技术部四个机构;馆藏档案分为党群、行政、教学、科研、设备、出版、外事、财会、基建、声像、实物11个一级类目,共2万余卷(件),馆舍总建筑占地面积约600多平方米。馆藏档案反映了长治医学院七十余年厚重的办学历程,具有极其重要的史料价值和学术价值。
长期以来,档案馆以制度建设为抓手,狠抓管理工作的规范化建设,先后修订了《档案立卷归档制度》、《档案保密制度》、《档案鉴定销毁制度》、《档案库房安全保卫制度》、《档案利用制度》、《档案查借阅制度》和《档案馆议事制度》等相关制度,保证了档案管理工作有章可循、有据可依。2006年档案室在全省高校中率先通过了山西省档案规范化管理AA级评审。2007年获得“山西省档案工作先进单位”荣誉称号。在历次我省档案专项执法检查中受到专家组的好评。
近年来,在学校党政领导的高度重视和大力支持下,档案馆大力加强档案资源建设,并形成较为完善的档案管理工作体系。对全校党群、行政、教学、科研、基建、财会、外事、出版、设备、声像、实物等各类载体档案,以及原来分散在组织部、人事处、学生处等部门的教工人事档案和学生档案集中到档案馆管理,实现了全校各类档案的集中统一管理,同时建立了一支专兼职结合的档案员队伍,逐步形成了以档案馆为中心,二级部门共同参与且分工明确、齐抓共管的较为完善的档案管理工作网络体系。
“为党管档、为国守史、为民服务”是档案馆工作的宗旨与核心。为更好地保存和利用档案,档案馆大力开发档案信息资源和档案编研工作,持续推进档案数字化工作,全面推进档案信息化建设,不断提高档案服务社会和学校中心工作的能力和水平,为学校高质量发展贡献力量。