各二级单位（部门）：

根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施条例》、《高等学校档案管理办法》和学校档案工作安排，为更好记录长医历史，丰富学校档案资源，确保2025年度形成的各类档案材料及时、完整、规范归档，现将有关事项通知如下：
    一、归档范围

2025年度各二级单位（部门）形成的档案及以往年度应归未归的档案材料。

 (一)在学校党政管理、教学、科研、资产、外事、财会、后勤、基建、出版等各项活动中形成的，具有保存价值的各类纸质、电子档案均应整理归档。

（二）在学校重要会议、重大活动、上级领导参观以及重要工作中形成的具有保存价值的照片、音频、视频等；各类毕业生集体照、学位照等，按照要求移交学校档案馆统一保存。

（三）各部门装订印刷的各类制度汇编、名册、图册等，以册（本）为单位由本部门移交学校档案馆归档保存。
    （四）各部门荣获省部级以上先进集体的获奖证书、奖牌、奖杯、奖章、荣誉证书等；学校发展历程中使用过的牌匾、印章、各种重大活动中形成的纪念品、宣传品以及其他有保存价值的实物，按照要求移交学校档案馆统一保存。

（五）党政会议记录、会议纪要、年终总结、大事记、规章制度等相关材料移交学校档案馆归档保存。

二、归档时间

归档时间：2026年7月10日前

移交地点：档案馆（旧图书馆二层）

（一）党群、行政、教学、外事、出版、实物、声像载体档案材料在7月10日前归档。
    （二）科研（课题）类项目档案，在项目完成，通过鉴定验收后3个月内归档。

（三）资产档案在项目验收完毕正常投入使用后归档。

（四）基建档案在项目完成验收合格后3个月内归档。

（五）财会档案在本年度结束后顺延两个自然年度的6月底前归档。
    三、归档要求

（一）各二级单位（部门）要切实履行职责，认真做好本单位（部门）归档材料的收集、整理工作，确保归档文件材料完整、齐全、准确、系统，认真填写《档案（资料）卷内目录》（见附件1）， 一并按时移交。
         （二）凡产生的文件材料涉及多个部门的，由主办部门负责归档，相关部门协助提供材料。
    （三）归档的文件材料应是原件，复印件原则上不归档。凡不符合档案归档要求的文件材料，必须按要求整理后方可移交。
    （四）归档材料必须完整，兼职档案员在整理过程中要逐卷（件）检查，不缺页、漏项。

四、归档程序

1.归档单位（部门）移交档案材料时，部门兼职档案员要认真填写《档案（资料）移交清单》（见附件2），该表一式两份，并加盖部门公章,移交人和接收人双方各执一份。

2.档案移交时，交接双方当面检查，档案馆工作人员按文件材料归档要求进行清点验收，验收合格，经双方确认签字后，办理移交手续。

3.《档案（资料）卷内目录》、《档案（资料）移交清单》的电子版、纸质版须同时提交。

附件1：《档案（资料）卷内目录》

附件2：《档案（资料）移交清单》

（附件1、附件2均可从长治医学院档案馆网页“常用下载”栏目中下载）

联 系 人：武韶佳  

联系电话：0355 - 3151420

电子邮箱：czmcdag@126.com

档案馆

2026年6月9日