各二级单位（部门）：

根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》的相关要求，为做好我校2024年各二级单位（部门）立卷归档工作，实现学校各类材料及时、完整归档，更好地为学校中心工作服务，现就有关事项通知如下：
    一、归档范围

2023年度各二级单位（部门）形成的档案及以往年度应归未归的档案。

（一）在学校党政管理、教学、科研、设备、外事、财会、后勤、基建、出版等各项活动中形成的，具有保存价值的纸质和电子材料均应整理归档。
   （二）在学校大型活动中形成的具有保存价值的照片、录像等材料，按照要求移交学校档案馆统一保存。
   （三）各部门装订印刷的各类制度汇编、名册、图册等，以册（本）为单位由本部门移交学校档案馆归档保存。
   （四）各部门荣获省级以上先进集体的奖状、奖牌、证书、奖旗等实物档案，移交学校档案馆保存。
   （五）党政会议记录、会议纪要、年终总结、大事记、规章制度等相关材料移交学校档案馆归档保存。
   （六）毕业生团体照片及重大活动中形成的纸质和电子材料移交学校档案馆归档保存。

二、归档时间

归档时间：2024年7月20日前

移交地点：档案馆（旧图书馆二层）

（一）党群、行政、外事、教学、出版、实物、声像载体材料档案在7月10日前归档。
    （二）科研（课题）类项目档案，在项目完成，通过鉴定验收后3个月内归档。

（三）设备档案在设备验收完毕正常投入使用后归档。

（四） 基建档案在项目完成验收合格后3个月内归档。
（五）财会档案在本年度结束后顺延两个自然年度的6月底前归档。
三、归档要求

（一）各二级单位（部门）要切实履行职责，认真做好本单位（部门）归档材料的收集、整理工作，确保归档文件材料完整、齐全、准确、系统，认真填写《档案（资料）卷内目录》（见附件1）， 一并按时移交。
   （二）凡产生的文件材料涉及多个部门的，由主办部门负责归档，相关部门协助提供材料。
   （三）归档的文件材料应是原件，复印件原则上不归档。凡不符合档案归档要求的文件材料，必须按要求整理后方可移交。
   （四）归档材料必须完整，兼职档案员在整理过程中要逐卷（件）检查，不缺页、漏项。

四、归档程序

1.归档单位（部门）移交档案材料时，部门兼职档案员要认真填写《档案（资料）移交清单》（见附件2，一式两份，移交人和接收人双方各执一份）。

2.档案移交时，交接双方当面检查，档案馆工作人员按文件材料归档要求进行清点验收，验收合格，经双方确认签字后，办理移交手续。

3.《档案（资料）卷内目录》、《档案（资料）移交清单》的电子版、纸质版须同时提交。

附件1：《档案（资料）卷内目录》

附件2：《档案（资料）移交清单》

（附件1、附件2均可从长治医学院档案馆网页“常用下载”栏目中下载）

联 系 人：武韶佳    闫格

联系电话：0355 - 3151420

电子邮箱：czmcdag@126.com

                                            档案馆

                                         2024年6月28日