长治医学院档案信息化工作发展规划
发布日期：2011-11-23 作者： 来源：
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档案工作是学院管理工作的重要组成部分，在学院管理和发展中起着不可替代的重要作用。档案信息化建设是档案管理工作发展的必然趋势，是档案管理模式实现以档案实体保管为重点，转向以多种形式的数字化档案管理为重点的过程。各系、部、处必须对此项工作提高认识，加强领导，增强档案信息化建设的责任感和紧迫感，切实把这项工作提到重要议事日程上来，在人员配备、工作协调等方面给予保障和支持。为推动学院档案信息化建设进程，特制定学院档案信息化建设发展规划。
一、 档案信息化建设的主要发展目标
学院档案信息化建设3年近期发展目标和到2010年中长期发展目标。
（一） 档案信息化近期发展目标
近期目标是学院档案信息化进一步发展的基础，也是中长期发展目标实现起飞的平台。鉴于目前我院档案工作信息化水平还处于手工管理和单机目录管理并存，数字资源建设和网络传播薄弱，加之档案管理人员不足，使学院档案信息化建设受到制约。为了提高我院档案工作信息化水平，现阶段的基本目标是：
1、完善档案管理的软件部分，并在各系、部、处进行推广；
2、各系、部、处兼职档案员负责本单位形成的纸质文件和电子文件的收集、积累、鉴定、归档及电子档案的保管等全过程管理，以确保档案管理工作的连续性。
3、各系、部、处形成的应归档的电子文件交给兼职档案员管理和提供利用。档案室作为归档电子文件的原始信息接收和管理的信源单位，要积极创造条件逐步实现电子文件实时归档，保证本单位产生的电子文件真实、完整、安全地保存。
4、档案室与学院密切配合，建立“电子文件（档案）数据管理中心”（简称“文档数据中心”）。文档数据中心集中管理学院局域网的归档电子文件，并在学院局域网上提供非保密电子文件查询和利用服务，实现电子文件信息资源共享。
（二）中长期发展目标
2010年发展目标的实施与实现是建立在近期发展目标的实施与实现的基础之上的，而且是一个滚动的发展目标。
1、积极推进档案全文数据库和多媒体档案数据库建设。在全院范围内大力推进电子文件全文归档工作，同时加强室藏纸质文件全文的数字化工作。档案室与有关部门密切配合，将学院重大活动中形成的新闻录像档案、图片档案数字化并及时归档，建立数字化视频档案数据库，以便于利用。
2、学院档案在学院局域网平台上建立“数字档案馆”或档案网站，使学院广大教职工可通过“数字档案馆”获得“一站式”的已公开的现行文件和开放档案的查询、利用服务。
二、关于档案信息化建设的主要措施
（一）完善软硬件基础设施
1、应根据实际需要配备计算机软、硬件和网络设备。
2、进一步提高档案管理软件运用的技术水平。
3、到2008年基本完成室藏档案目录数据库的信息化工作，实现档案室室藏档案的计算机检索。逐步实现档案信息在互联网上的查询和检索。
4、信息化人力资源建设。一是补充具有计算机、信息化等学历背景的技术人员，逐步改变现有工作人员的专业结构，满足信息化建设工作的需要。二是积极开展信息技术培训，按照分层次、分阶段和根据需要进行培训的原则，着重加强档案人员的信息化技术培训以及应用新技术、新设备、新方法的培训，提高工作人员掌握和运用现代化技术的技能。与此同时，应对信息化工作人员进行档案工作知识和技能的培训，使其掌握档案工作的客观规律，更好的开展档案信息化工作。
5、应用系统的完善和推广。我院从2006年开始运用国家档案局档案科学技术研究所的办公一体化软件，档案室要把软件应用操作中存在的问题及时反馈到相关部门，进一步完善软件程序，使其既符合国家档案局颁发的《档案管理软件功能要求暂行规定》，又满足我院档案工作的需要。
（二） 加速数字化进程
1、开展档案室室藏档案数字化工作档案室应根据实际需要和经济能力，采取全部室藏档案数字化，重点选择重要文件档案数字化、珍贵照片、音像档案数字化等方式，把现有的实体档案资源转变成数字信息资源，积极、务实推进档案室室藏档案数字化工作。
2、积极开展、探索电子档案接收与管理方法一方面应积极开展电子档案接收、保管、利用的技术方法研究，制订电子档案管理办法。另一方面，应加强电子文件的归档管理，从源头上解决档案数字化问题，并充分利用电子档案的优势，变档案为信息，做好利用服务。
3、建设示范性数字档案室数字档案室是档案信息化工作的又一个里程碑，在数字档案室试点实践的基础上，进一步带动学院数字化档案室的建设。
（三） 整合资源，优化服务
1、档案信息资源建设是一项长期的工作，要逐步改变传统的档案信息形式和提供利用方式，更应加强编研工作，整合档案信息资源。通过目录数据库的全面完成，档案特色专业数据库的建立，应用信息技术改造和提升传统信息开发和服务利用方式。扩大服务内容和范围，改进服务质量，提高效率，提高档案信息的开发深度、利用率，提高档案信息对学院的贡献率。
二、 组织重点领域的信息资源开发。利用互联网，围绕网上应用，催化出一批新的服务，提供多方位的信息产品和网络服务。使档案网站成为宣传档案工作、开展档案信息服务的主窗口。有计划地开放档案目录，并向有特色的档案原文信息服务的方向发展，逐步向社会提供网上查询和使用服务，进一步发挥档案信息资源服务社会的作用。 |
