第一条  根据《高等学校档案管理办法》和《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》的规定制定本制度。

第二条  学院在教学、科研、管理各项活动中直接形成的对学院和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同载体的文件材料，由材料形成部门进行整理、立卷、归档。

第三条  学院的收、发文件和对内文件，应本着“谁承办、谁立卷”的原则分工立卷，两个部门共同承办的文件，由主办部门立卷。

第四条  立卷工作应在档案馆的统一指导下进行。归档案卷须符合以下要求：

1.文件材料必须齐全完整；

2.以问题特征为主分不同保管期限组卷；

3.卷内文件要进行系统排列，并填写卷内文件目录和备考表；

4.案卷题名简明确切，能揭示卷内文件内容和成分；

5.案卷装订牢固，整洁美观。

第五条  档案馆接收档案时，必须办理移交手续。