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山西省档案管理条例
2023-04-10 15:51   审核人:

山西省人民代表大会常务委员会公告

(第二号)

《山西省档案管理条例》已由山西省第十四届人民代表大会常务委员会第二次会议于2023年4月1日通过,现予公布,自2023年6月1日起施行。

山西省人民代表大会常务委员会

2023年4月1日

第一章 总 则

第一条 为了加强档案管理,根据《中华人民共和国档案法》等法律、行政法规,结合本省实际,制定本条例。

第二条 本省行政区域内从事档案收集、整理、保护、利用、公布、信息化建设及其监督管理活动,适用本条例。

第三条 坚持中国共产党对档案工作的领导。各级人民政府应当加强档案工作,将档案事业纳入国民经济和社会发展规划,所需经费列入财政预算。

乡(镇)人民政府、街道办事处应当指定人员负责管理本机关的档案,对所属单位和村(居)民委员会等的档案工作进行监督和指导。

村(居)民委员会应当指定人员负责档案工作。

第四条 各级人民政府以及有关部门应当加强档案宣传教育,普及档案知识,增强全社会档案意识。

广播、电视、报刊、互联网等媒体应当开展档案公益宣传,营造全社会关心、支持档案事业发展的氛围。

第五条 鼓励建立档案服务相关行业组织。

行业组织应当加强行业自律和信用体系建设,制定行业标准,规范开展档案服务。

第六条 鼓励社会力量通过捐赠、资助、志愿服务等方式,参与和支持档案事业发展。

第二章 档案机构及其职责

第七条 县级以上档案主管部门主管本行政区域内的档案管理工作,依法履行下列职责:

(一)贯彻执行有关法律、法规和国家有关方针政策;

(二)编制档案事业发展规划,制定档案工作制度,并组织实施;

(三)组织开展档案理论科学研究、宣传教育、人员培训,开展档案专业技术职务评审相关工作;

(四)组织、指导档案信息化建设;

(五)对有关重大科学技术研究项目、重点建设项目档案进行验收;

(六)对本行政区域内档案馆和机关、团体、企业事业单位以及其他组织的档案工作进行监督、检查和指导,查处档案违法行为;

(七)法律、法规规定的其他职责。

第八条 机关、团体、企业事业单位和其他组织应当确定档案机构或者档案工作人员负责管理本单位的档案,并对所属单位的档案工作实行监督和指导。

第九条 县级以上人民政府应当加强本行政区域内档案馆建设,安排专项经费用于档案馆档案的收集和保护。

档案馆履行下列职责:

(一)制定收集档案范围和工作方案;

(二)收集管理范围内对国家和社会具有保存价值的档案;

(三)整理和保护档案,并依法向社会开放档案;

(四)为社会依法利用档案资源提供服务;

(五)开展档案信息化建设,确保档案数字资源安全;

(六)开展档案宣传教育,发挥档案的历史文化教育和爱国主义教育作用;

(七)法律、法规规定的其他职责。

第三章 档案的收集和保护

第十条 机关、团体、企业事业单位和其他组织应当按照国家有关规定,编制本单位档案分类方案、文件材料归档范围和档案保管期限表,报送同级档案主管部门;内设机构或者工作职能发生重大变化的,应当及时修订档案分类方案、文件材料归档范围和档案保管期限表,重新报送同级档案主管部门。

第十一条 机关、团体、企业事业单位和其他组织应当按照归档范围和档案保管期限,收集整理应当归档的文字、图表、声像、实物等材料,并按照国家有关规定定期向档案馆移交,档案馆不得拒绝接收。

第十二条 县级以上档案主管部门应当会同有关部门、档案馆,建立健全本行政区域重要会议、重点领域、重大项目以及重大活动、突发事件等重要档案管理工作机制,制定重要档案收集整理、移交保管、保护利用等制度。

第十三条 省人民政府有关部门经省档案主管部门同意,可以制定本系统专业档案的具体管理制度和办法。

第十四条 档案馆应当与有关单位建立合作共享机制,收集、整理、保护、利用世界文化遗产、重要文物、非物质文化遗产、历史文化名城名镇名村、传统村落、传统手艺技能等的档案。

第十五条 省档案主管部门应当加强对红色档案的保护和利用,明确红色档案的范围。

县级以上档案主管部门应当定期组织档案馆和机关、团体、企业事业单位以及其他组织开展红色档案调查工作,组织有关专家开展红色档案认定,指导建立红色档案专题目录和数据库。

档案馆和机关、团体、企业事业单位以及其他组织按照有关规定,对红色档案采取分级分类保护措施,对重要、珍贵的红色档案,应当优先开展抢救和修复。

第十六条 档案馆和机关、团体、企业事业单位以及其他组织应当建立健全档案安全工作机制,配置适宜档案保存的库房和必要的设施、设备,完善档案保护责任和档案库房内部控制等制度,加强档案保密审查和安全风险管理,制定隐患排查和应急处置等安全措施。

对直接接触档案的档案工作人员,应当采取必要的劳动保护措施。

第十七条 档案馆和机关、团体、企业事业单位以及其他组织应当建立档案检查和处理情况台账,定期清点档案,检查档案保管状况。对受损、易损档案应当及时修复、复制或者作其他技术处理。

第十八条 任何单位和个人不得擅自改变档案馆馆舍的建筑功能和用途。

第四章 档案的利用和公布

第十九条 县级以上档案主管部门统筹协调本行政区域档案开放工作,对档案馆的档案开放工作进行监督指导。

档案馆应当建立健全档案开放工作制度,并按照国家规定,通过其网站或者其他方式定期公布开放档案的目录。

馆藏档案的开放审核,由档案馆会同档案形成单位或者移交单位共同负责。尚未移交进馆档案的开放审核,由档案形成单位或者保管单位负责,并在移交进馆时将档案到期开放建议、限制利用意见、密级变更和解除、政府信息公开属性、向社会提供利用等情况,书面告知档案馆。

第二十条 档案馆应当根据职责权限和馆藏档案实际,会同档案形成单位或者移交单位依法确定延期向社会开放的档案目录,并报同级档案主管部门审核。

第二十一条 档案馆应当制定档案利用办法,明确利用的条件、方式、范围、程序等,并通过其网站或者其他方式公开。

第二十二条 档案馆应当设置专门的档案利用场所并配备相应的设施、设备,提供互联网和移动客户端查询利用服务,逐步将档案查询利用服务融入省一体化政务服务平台。

第二十三条 档案馆和机关、团体、企业事业单位以及其他组织向社会提供利用的档案,应当逐步实现以复制件代替原件。载有档案馆签章标识的档案复制件,具有与档案原件同等的效力。

第二十四条 档案馆和机关、团体、企业事业单位以及其他组织按照有关规定可以通过报纸、刊物、图书、音像制品、电子出版物、电台、电视台、互联网、新媒体平台等渠道,采取刊印、陈列、展览、宣读、播放、网络传播等方式向社会公布档案。

第五章 档案信息化建设

第二十五条 县级以上人民政府应当将档案信息化建设纳入本行政区域信息化发展规划和数字政府建设规划,加强档案信息化基础设施、数字资源、应用系统、标准规范、人才队伍和安全保障体系建设。

档案馆和机关、团体、企业事业单位以及其他组织应当加强档案信息化建设,并采取措施保障档案信息安全。

第二十六条 档案馆和机关、团体、企业事业单位以及其他组织应当建立本单位档案、文秘、信息技术、安全保密等部门工作协同机制,健全档案信息化管理制度,完善档案信息化基础设施和条件。

机关、团体、企业事业单位和其他组织应当推进与办公自动化系统、业务系统等相互衔接的电子档案管理系统建设,确保电子档案来源可靠、程序规范、要素合规,并符合长期有效的保存要求。

第二十七条 纳入省一体化政务服务平台的事项,属于归档范围的,应当按照电子档案管理要求及时归档、备份、移交,不再以传统载体形式归档和移交,法律、行政法规另有规定的除外。

鼓励机关、团体、企业事业单位和其他组织按照电子档案管理要求,对形成的电子文件材料单独以电子形式归档和移交。

第二十八条 档案馆应当加强数字档案馆建设,运用现代信息技术对档案数字资源进行收集、整理、保存和提供利用。

鼓励和支持机关、团体、企业事业单位和其他组织开展数字档案室建设。

档案馆应当按照国家规定,对重要电子档案进行异质异地备份保管。

第六章 监督检查

第二十九条 档案馆和机关、团体、国有企业、事业单位应当根据国家有关规定,向同级档案主管部门或者相关主管部门报送本单位年度档案工作情况。下级档案主管部门应当向上级档案主管部门报送本行政区域年度档案工作情况。

第三十条 县级以上档案主管部门应当对下列档案进行重点监督检查:

(一)具有永久保存价值的档案;

(二)重要会议、重点领域、重大项目以及举办重大活动和应对突发事件过程中形成的档案;

(三)发生机构变动或者撤销、合并等情形的机关、团体、国有企业、事业单位的档案;

(四)需要重点监督检查的其他档案。

第三十一条 县级以上档案主管部门发现档案馆和机关、团体、企业事业单位以及其他组织存在档案安全隐患的,应当责令限期整改。

第三十二条 县级以上档案主管部门应当向社会公开受理投诉举报的电话、信箱、电子邮件地址等,接到投诉或者举报后应当依法及时处理,并将处理结果告知投诉人或者举报人。

第三十三条 县级以上档案主管部门应当与相关部门建立协同工作机制,完善信息共享、案件移送等制度。

第三十四条 县级以上档案主管部门应当加强对档案服务企业的监督管理,定期开展档案管理制度、技术标准、安全保密措施等检查,指导其规范开展档案服务。

第七章 法律责任

第三十五条 违反本条例规定,法律、行政法规已有法律责任规定的,从其规定。

第三十六条 违反本条例规定,擅自改变档案馆馆舍的建筑功能和用途的,由县级以上档案主管部门责令限期改正;逾期未改正的,对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分。

第三十七条 违反本条例规定,档案主管部门和其他有关部门及其工作人员滥用职权、玩忽职守、徇私舞弊的,对直接负责的主管人员和其他直接责任人员,依法给予处分;构成犯罪的,依法追究刑事责任。

第八章 附 则

第三十八条 本条例自2023年6月1日起施行。

 

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